E Arşiv Fatura Nedir ve Unsurları Nelerdir
E Arşiv fatura; VUK hükümleri çerçevesinde elektronik ortamda düzenlenen ve kağıt çıktı olarak bir nüshası müşteriye teslim edilmek, bir nüshası mükellef tarafından saklanmak kaydıyla muhafaza edilen belgedir. E-Arşiv faturalar, kullanılan muhasebe programı tarafından verilen otomatik numara ile düzenlenir. Elektronik olmayan faturalar gibi matbaa/ofset şirketlerine bastırılmasına gerek yoktur. Bu belgeler .pdf formatında Sms ya da e-posta olarak müşteriye gönderilen ve on yıl boyunca elektronik ortamda saklanması gereken dijital fatura türüdür.
E-Arşiv fatura ile E-Fatura arasında bazı farklar vardır. E-Arşiv faturalar, E-faturaya geçmeyen tüm kurumlara gönderilebilirken, E-Faturalar sadece E-Fatura uygulamasına geçen mükelleflere kurumlara gönderilir. E-Arşiv faturaları entegrasyon web sitesi üzerinden iptal edilebilir fakat E-Faturalar, karşı kurum tarafından reddedilir. E-Faturalar da kendi içinde ticari ve temel fatura olarak ikiye ayrılır. Temel faturalar reddedilemez ve müşteri tarafından iade faturası olarak kesilir. Ticari faturalar ise reddedilebilir.
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
12.11.2024’de Yapılan Değişiklik Sonrası Durum – SON TEBLİĞ
1- e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların 1/1/2025 ila 31/12/2025 tarihleri arasında vergiler dahil toplam tutarının 3 Bin TL’yi aşması halinde, 1/1/2026 tarihinden itibaren ise tutarına bakılmaksızın
e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Bu tutar halen 5 Bin TL (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından 2024 yılı için 6.900 TL) olarak uygulanıyordu.
2- İnşaat Demiri İzleme Sistemine geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2024 ve müteakip hesap dönemlerinde 1 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler söz konusu şartların sağlandığı ayı izleyen
dördüncü ayın başından itibaren e-irsaliye uygulamasına geçmeleri zorunludur.
3- Bankalara ilave olarak 6361 sayılı Kanun kapsamında faaliyet gösteren finansman ve tasarruf finansman şirketleri ile 6493 sayılı Kanun kapsamında faaliyet gösteren ödeme ve elektronik para kuruluşları da istemeleri halinde 1/1/2025 tarihinden itibaren eDekont uygulamasına dahil olabileceklerdir.
4- e-Adisyon belgesinde ilişkili olduğu e-Fatura veya e-Arşiv Fatura’nın evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) veya perakende satış fişinin düzenlendiği ÖKC’nin cihaz sicil numarası bulundurma zorunluluğu kaldırılmıştır.
5- e-Belgelerin oluşturulması, imzalanması, iletilmesi ve saklanması ile bunlara ilişkin sistem ve yazılım gereksinimleri hususlarında ilgili kanun ve tebliğ ile Bakanlık ve Başkanlıkça yayımlanan kılavuzlarda belirlenen usul ve esaslara aykırı davrandığı tespit edilen özel entegratörlere 213 sayılı VUK’un ilgili ceza hükümleri tatbik olunacaktır.
6- İzinleri iptal edilen özel entegratörlerin, iptal edilen izinlerine ilişkin özel entegratörlük başvuruları, izinlerinin iptal edildiği tarihten itibaren bir yıl geçmeden değerlendirmeye alınmayacaktır.
7- Bilgi işlem sistemlerini başkanlık bilgi sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla kullanmak isteyen mükelleflerden faaliyet konusu, mükellefiyet süresi, vergi, şirket veya mükellefiyet türü, aktif ya da öz sermaye büyüklüğü, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), sektör, düzenlenen belge sayısı ile bilgi işlem altyapısı gibi hususlarda GİB tarafından belirlenen şartları sağlayan ve başvuruları Başkanlıkça
uygun bulunanlar gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla e-Belge uygulamalarını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanabileceklerdir.
8- Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin (e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine) ve e-Fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlenmesine izin verilmesi gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda e-Fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlenmesi de dâhil özel usulsüzlük cezası kesilmeyecektir.
9- Hava yolu firmalarınca düzenlenen e-Biletlerde, 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıranumarasından oluşan belge numarası yerine IATA nezdindeki kod numarası ile başlayan toplam on üç haneli bilet numarası belge numarası yerine kullanılabilecektir.
10- Müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenebilmesinin kolaylaştırılması ve yaygınlaştırılması amacıyla belgenin taraflarca ıslak imza ile imzalanması yerine tarafların bilgilerinin elektronik ortamda ya da iletişim araçları yoluyla doğrulanabilmesine yönelik düzenlemede bulunulmuştur.
11- Gider pusulasının elektronik ortamda düzenlenebilmesinin kolaylaştırılması ve yaygınlaştırılması amacıyla belgenin taraflarca ıslak imza ile imzalanması yerine tarafların bilgilerinin elektronik ortamda ya da iletişim araçları yoluyla doğrulanabilmesine yönelik düzenlemede bulunulmuştur.
12.11.2024’de Yapılan Değişiklik Öncesi Durum
Bu uygulama ile ilgili olarak önemli hususlar şöyledir;
- Aynı gün içinde aynı kişiye yapılan satışların belirtilen tutarı önemlidir. Satışların toplam tutarının aşağıda belirtilen haddi aşması halinde kağıt (matbu) belge düzenlenmişse bunun yerine e-arşiv faturası düzenlenmelidir.
- VUK 535 SIRA NOLU Genel Tebliği ile 01.03.2022 tarihinden itibaren Vergi mükellefi olmayanlara kesilecek 5.000 TL ve üzeri tüm faturalar ile Vergi mükelleflerine kesilecek faturalardan ise 213 Sayılı VUK’un 232. maddesinin 2. fıkrasında belirtilen fatura düzenleme ilişkin tutarı aşan tüm faturalar (2022 yılı için 2.000 TL) e-Arşiv fatura olarak kesilecektir.
- Düzenlenen e-Arşiv Faturaların tüm işlemlerinin e-Belge Portalı üzerinden gerçekleştirilmesi mümkündür. Düzenlenen e-Arşiv Faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri Vergi Usul Kanunu’na göre mükelleflerin sorumluluğundadır, bu faturaların e-Belge portalından indirilerek ya da kağıt çıktı alınarak muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bunların dışında e-arşiv fatura gönderme işlemleri bir entegrasyon firması aracılığı ile gerçekleştirilebilir. Bu bağlamda; e-belgelerin dijital ortamda entegrasyon firması tarafından saklanması mümkündür.
- Düzenlenen faturaların, GİB’e ait https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden sorgulama ve doğrulama işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
Tablo üzerinde gösterirsek;
E-Arşiv Portal Modülünden Fatura Sorgulama ve E-Arşiv Fatura İptali
https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html
web adresine tıklanır ve sonrasında internet vergi dairesi kullanıcı adı ve şifresi ile E-Arşiv Porta Ekranı’na giriş yapılır.
Şifreler girildikten sonra portalda, E-arşiv modülü seçilir.
Sonrasında sol bölümde yer alan kısmından ADIMA DÜZENLENEN BELGELER ya da İPTAL/İTİRAZ TALEBİ bölümleri tıklanarak adınıza düzenlenen faturaları görebilir, iptal veya itiraz edeceğiniz faturalar için talep oluşturabilirsiniz.
